Cách lập và sử dụng hóa đơn điện tử

Cách lập và sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo nghị định 119/2018/NĐ-CP nghị định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đại lý thuế YTHO xin tóm tắt lại các cách lập và sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

✴ Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã (hoặc không có mã) của cơ quan thuế để giao cho người mua.

Hóa đơn phải theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế và ghi đầy đủ nội dung theo quy định. Không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này nói rằng:

Hộ, cá nhân kinh doanh nào không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng có nhu cầu sử dụng để giao cho khách hàng:

Thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
Phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo Mẫu 06.

Mẫu 06 Đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền:

Thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Tóm tắt: Khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua. Hóa đơn phải theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế, đầy đủ nội dung theo quy định.

✴ Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Phải tuân thủ các quy định tại Nghị định này.
Tuân thủ quy định về giao dịch điện tử, kế toán, thuế.

Tóm tắt: Việc sử dụng hóa đơn điện tử cần đúng theo quy định của nghị định và kế toán, thuế, điện tử.

✴ Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Là cơ sở dữ liệu để phục vụ cho quản lý thuế.
Cũng như cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Tóm tắt: Hóa đơn điện tử là cơ sở để cơ quan thuế, tổ chức liên quan quản lý thông tin.

✴ Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh

Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử cũng dựa trên thông tin này.

Tóm tắt: Thông tin trên hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác. Và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về thông tin này.

✴ Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

b) Không bắt buộc có chữ ký số

c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Trên đây là một số cách lập và sử dụng hóa đơn điện tử. Các bạn cùng tham khảo tiếp theo điều 24 để biết cách xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhé.

Điều 24. Xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập

✴ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện)

Thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót,
Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04. (Mẫu 04 thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử)
Lập hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Ví dụ: Công ty A bán hàng cho khách hàng. Công ty A lập hóa đơn điện tử gửi người mua. Tuy nhiên, hóa đơn có sai sót. Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, công ty A lập và nộp mẫu 04 thông báo hủy hóa đơn điện tử cho cơ quan thế và lập hóa đơn điện tử mới thay thế gửi người mua, cơ quan thuế.

✴ Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05. (Mẫu 05 Thông báo về hóa đơn điện tửu cần rà soát)

Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04. (Mẫu 04 Thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử)
Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.

Ví dụ: 30/9/2018 Cơ quan thuế phát hiện công ty A có một hóa đơn bị sai. Thuế sẽ lập mẫu 05 thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát, gửi cho công ty A. 1/10/2018 công ty A nộp mẫu 04 thông báo hủy hóa đơn. Sau đó lập hóa đơn thay thế gửi người mua và cơ quan thuế.

Như vậy, nội chung chính của cách lập và sử dụng hóa đơn điện tử là:

Khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua. Hóa đơn phải theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế, đầy đủ nội dung theo quy định.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử cần đúng theo quy định của nghị định kế toán, thuế, điện tử.
Hóa đơn điện tử là cơ sở để cơ quan thuế, tổ chức liên quan quản lý thông tin.
Thông tin trên hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác. Và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về thông tin này.
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số
Khi phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót, người bán sẽ lập biên bản thỏa thuận với người mua. Sau đó lập mẫu 04 gửi cơ quan thuế và xuất hóa đơn thay thế gửi người mua, cơ quan thuế.

Đây là một số nội dung về cách lập và sử dụng hóa đơn điện tử mà Đại lý thuế YTHO muốn giới thiệu cho các bạn.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi!

Xem thêm bài viết: Xử lý sai sót khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.